La Mereth Aderthad Modelo de Mereth Aderthad
Desde Hammo queremos impulsar un modelo de EstelCon distinto, en el que todos tengamos una parcela de colaboración, ya sea grande o pequeña, pero esencial para el desarrollo del evento. Queremos que todos los socios hagamos esta Fiesta de la Reunión, que todos nos sintamos involucrados, que todos disfrutemos por igual, sintiéndonos parte de esta Convención Anual que muchos miramos con expectación, con alegría y, esperamos, con confianza. Obviamente, debe haber un núcleo que gestione el marco, y ponga los medios necesarios para que todos aportemos lo que podamos, lo que sepamos o lo que queramos. Y ahí es donde aparece el smial de Hammo, para intentar llevar a buen puerto una organización eficaz, eficiente y de calidad, donde tenga cabida todo lo que los socios queráis traer para conseguir que esta celebración posea la merecida entidad que todos buscamos. Desde Hammo os invitamos a que participéis activamente con nosotros en la creación de esta EstelCon; en otras ocasiones, los socios de la Sociedad Tolkien Española habéis demostrado con creces que sois capaces de hacer grandes actividades, inolvidables actuaciones e interesantísimas conferencias, y esperamos que volváis a demostrárnoslo en este Hammo 2008 que os presentamos, y que nosotros preferiríamos que fuera, simplemente, la XIV Mereth Aderthad de la Sociedad Tolkien Española.
Desde la organización realizaremos, principalmente, tareas de gestión, coordinación y fomento. La idea es promover una EstelCon participativa, en la que nos impliquemos todos los socios. De este modo, los miembros del Smial de Hammo dedicaríamos nuestros esfuerzos a que haya actividades interesantes y que se desarrollen con fluidez, en un marco que garantice una calidad óptima tanto en el alojamiento como en las instalaciones a utilizar en los diferentes actos. Para ello hemos considerado que el proyecto de esta EstelCon debe basarse en tres puntos básicos que pasamos a detallar a continuación.
Gestión
Esta parte consiste en:
- localizar un alojamiento cómodo y accesible
- garantizar la calidad de la estancia y las comidas, zonas de asueto para los ratos en que uno prefiere estar sentado tranquilamente charlando
- garantizar infraestructuras y logística apropiadas para todas las actividades: teatro, cañón proyector, aulas para actividades, megafonía, zona de exposiciones.
- facilitar el acceso a la inscripción con las debidas herramientas o informar periódicamente de los progresos y responder a las dudas de los socios y otros interesados en asistir
- solicitar subvenciones que aligeren el coste de la EstelCon para los asistentes
Coordinación
Esta parte se refiere a:
- las inscripciones, con herramientas web (principal medio de comunicación) preparadas para solucionar la inscripción y las dudas que surjan antes de la Reunión.
- las actividades: poner a disposición zonas preparadas y medios adecuados para la ejecución de las actividades. o el desarrollo de un programa que permita el mejor aprovechamiento de los asistentes
- la preparación de tareas específicas de coordinación de personal tales como:
- recibir a los asistentes y guiarlos en su primer contacto para evitar que se queden "colgados" nada más llegar
- tener gente exclusivamente para resolver cualquier problema o petición de las que surgen a última hora
- llevar el horario de las actividades, comidas, descansos, etc... Que todos los asistentes sepan lo que hay previsto a continuación, dónde y cuándo.
En definitiva, una organización preparada para que el asistente disfrute el máximo sin preocuparse de la organización.
Fomento
Esta parte se deriva de nuestra idea de promover la participación de todos los socios, y ser capaces de realizar una EstelCon centrada en la optimización de la organización, sin perder de vista los contenidos finales, pero desde un punto de vista basado en la participación correctamente organizada. Por tanto, vamos a realizar mucha actividad publicitaria antes de la EstelCon, animando y tirando de la gente para que traigan aportaciones a la convención anual, grandes o pequeñas.
